Como o kanban pode se adaptar à estrutura da sua empresa

O Kanban é uma ferramenta que permite gerenciar as atividades de uma empresa de forma mais produtiva e pode ser aplicada em vários tipos de processos. Originalmente, o Kanban é composto por três etapas (DDD): Do, Doing, Done. Cada processo possui suas particularidades e precisamos entender como ele funciona, além de compreender o seu fluxo e como as etapas se relacionam. Por isso vamos ajudar você a pensar como começar:

1) Etapa DO: Você deve considerar aqui todas as atividades que ainda não iniciaram efetivamente sua execução, estão “a fazer”. Nesta etapa você precisa levantar quais questões devem ser esclarecidas e que servirão de input para que próxima etapa seja bem executada. Considere tudo que envolve o planejamento. Benchmarking? Pesquisa de mercado? Reunião com a equipe? Definição de escopo? Identifique quais são as questões recorrentes e realmente fundamentais na fase de planejamento. É provável que estas sejam as fases desta etapa, configure-as no sistema.

2) Etapa DOING: Com todas as informações necessárias já alinhadas na etapa anterior, agora, é possível pensar em quais são as fases mais adequadas para a etapa “fazendo”. Aqui você deve pensar no caminho em que esta atividade ou projeto precisa seguir. Outras áreas/pessoas serão envolvidas? Que atividades estas áreas/pessoas executam? Que tipo de demandas acontecem até a entrega? Pense nessas perguntas e defina as fases que deseja considerar.

3) Etapa DONE: Esta etapa começa quando o caminho para a execução da atividade já foi percorrido e a demanda está praticamente pronta. Aqui é preciso definir o que será feito para que a entrega aconteça 100%. Há alguma aprovação interna? A demanda é encaminhada para outra área/pessoa? A atividade já pode ser aplicada? É encaminhada para algum terceiro? Defina quais são as questões para validar esta etapa e configure as fases.

DICA: O modelo Kanban proporciona a representação visual de uma série de etapas que define uma atividade. Para obter esta representação, pense em todas as etapas de uma atividade e liste-as na ordem em que ocorrem. Apresentamos neste post apenas uma das possibilidades, mas você pode usar a criatividade e definir as etapas como achar melhor, de acordo com a sua necessidade. As fases podem ser, por exemplo: o nome de cada pessoa da equipe, identificadas pela prioridade/urgência, por áreas envolvidas, etc. O importante é que você use esta ferramenta para tornar o seu processo mais claro, simples, organizado e produtivo. Assim, em pouquíssimo tempo você vai perceber ganhos consideráveis relacionados a: habilidade de gerenciamento do tempo, equilíbrio, percepção e previsibilidade da capacidade da sua demanda, habilidade analítica, entre outros.COMO CONFIGURAR AS ETAPAS DO KANBAN: Acesse configurações de Jobs, Fases de Job.
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